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Qu’est ce que l’ECM ?


Qu’est ce que l’ECM ?

 

L’ ECM, ou l’Entreprise Content Management, c’est le regroupement de la gestion des contenus, des documents, de la recherche, la collaboration, la gestion des actifs numériques, la gestion des workflows, la capture et la numérisation. Ce principe consiste à gérer le cycle de vie de l’information de sa création à son élimination ou archivage.

Ce concept  est apparu dans les années 1990. Il regroupe justement des solutions informatiques permettant aux entreprises de gérer le cycle de vie de leurs contenus avec une utilisation plus fluide et en les rendant plus accessibles (principalement à partir d’un portail central collaboratif).

L’Entreprise Content Management s’est développé avec le temps afin de s’adapter aux nouvelles technologiques. Dans un contexte hyperconnecté, son but est d’ailleurs de répondre à l’agilité dont doivent faire preuve les entreprises.

Ainsi, il faut être maintenant être en mesure d’analyser et exploiter la quantité de données et contenus à disposition. Cependant, cette quantité d’informations à traiter grandit de manière exponentielle et les canaux de diffusion croient de la même manière.

 

 

Les 5 fonctionnalités principales de l’Entreprise Content Management

 

  1. La gestion des documents : c’est le socle de la solution avec une base de données centralisé. Tous les documents y sont stockés et organisés de façon logique pour faciliter la recherche et l’échange.
  2. La gestion des workflows : c’est la modélisation des flux de travail.
  3. L’aspect collaborative : plusieurs individus peuvent travailler en même temps sur un même document.
  4. Les connecteurs : intègrent l’ECM avec les autres systèmes opérationnels de l’entreprise tels qu’un outil CRM.
  5. L’accessibilité : les éléments sont accessibles en interne mais aussi aux parties prenantes externes lorsqu’elles sont autorisés.

 

La valeur d’un ECM

 

Un ECM représente un cout et un investissement important pour une entreprise. Malgré tout, devient rapidement rentable grâce à:

  • L’amélioration de la gestion administrative des documents et l’accès à l’information. Cela conduit à une meilleure expérience client.
  • L’automatisation du classement et la faciliter de recherche de l’information. Cela permet un gain de temps considérable et une croissance de la productivité des salariés
  • La diminution des risques, puisque l’archivage et la gestion électronique des documents augmentent la sécurité et diminuent les risques de procédures non conformes.

 

 

Ainsi, l’ECM est à la fois une vision, un outil et une méthodologie.

 

 

Camille Rodrigues

Chargée de projets marketing digital, BPCE.

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